Handelsbetingelser

Handelsbetingelser for Hotel Sønderborg Kaserne / Castra ApS

Gældende fra: 01.01.2026

Disse handelsbetingelser gælder for reservationer, ophold, hotelværelser, gruppebookinger, tilkøb og øvrige ydelser, der udbydes, administreres eller leveres af:

Castra ApS / Hotel Sønderborg Kaserne
CVR-nr.: 39896893
Gerlachsgade 8
6400 Sønderborg
Danmark
E-mail: info@hotelsonderborgkaserne.dk
Hjemmeside: www.hotelsonderborgkaserne.dk

I det følgende benævnes Castra ApS / Hotel Sønderborg Kaserne som “hotellet”, “vi”, “os” eller “Hotel Sønderborg Kaserne”. Den person, virksomhed, offentlige myndighed eller organisation, der foretager reservationen eller benytter opholdet, benævnes “gæsten”, “kunden” eller “bestilleren”.

Disse handelsbetingelser gælder, medmindre andet udtrykkeligt og skriftligt er aftalt, eller medmindre andre vilkår tydeligt fremgår af reservationsbekræftelsen, bookingkanalen eller en særskilt gruppe-/firmaaftale.

1. Anvendelsesområde

Disse handelsbetingelser gælder for alle reservationer og ophold på Hotel Sønderborg Kaserne, herunder individuelle hotelreservationer, firmabookinger, gruppebookinger, tredjepartsbookinger, tilkøb og øvrige hotelrelaterede ydelser.

Hotel Sønderborg Kaserne udlejer hotelværelser til midlertidigt ophold. Et hotelophold udgør ikke et boliglejemål efter lejelovgivningen.

Ved booking accepterer gæsten disse handelsbetingelser, de konkrete vilkår i bookingbekræftelsen, hotellets husregler, parkeringsregler, adgangsinstruktioner, gæstebog, PDF-guide, video og øvrige oplysninger, der sendes før eller under opholdet.

Hvis der er uoverensstemmelse mellem disse handelsbetingelser og den konkrete reservationsbekræftelse, gælder den konkrete reservationsbekræftelse for den pågældende reservation.

2. Booking og bekræftelse

En reservation er bindende, når hotellet, bookingsystemet eller den anvendte bookingkanal har sendt en skriftlig bookingbekræftelse, bookingreference eller anden bekræftelse til gæsten.

Ved booking skal gæsten oplyse korrekte og fuldstændige oplysninger, herunder:

Gæsten er ansvarlig for, at de oplyste kontaktoplysninger er korrekte og fungerer under rejsen. Manglende, forkerte eller skjulte kontaktoplysninger kan betyde, at adgangsoplysninger, betalingslinks, parkeringslinks eller praktisk information ikke kan leveres rettidigt. Dette anses ikke som en mangel ved opholdet.

Reservationer kan kun foretages af personer, der er fyldt 18 år. Den person, der foretager reservationen, hæfter for alle personer omfattet af reservationen, herunder mindreårige, ledsagere, besøgende og øvrige gæster.

Hotellet kan kræve gyldig legitimation, betalingskort, depositum eller anden sikkerhed før eller under opholdet. Hvis gæsten ikke kan eller vil fremlægge nødvendige oplysninger, legitimation eller betaling, kan hotellet afvise check-in uden refundering, hvis betingelserne for opholdet ikke er opfyldt.

3. Selvbetjeningshotel og digital adgang

Hotel Sønderborg Kaserne er et selvbetjeningshotel med nøglefri adgang og uden traditionel bemandet reception.

Gæsten modtager normalt al nødvendig information digitalt, herunder PDF-guide, video, gæstebog, adgangsinstruktioner, parkeringsinformation, morgenmadsinformation og øvrig praktisk information.

Gæsten er ansvarlig for at læse det fremsendte materiale før ankomst. Manglende læsning af information, manglende brug af gæstebog eller misforståelser, der skyldes, at gæsten ikke har fulgt de tilsendte instruktioner, giver som udgangspunkt ikke ret til refundering, prisnedslag eller kompensation.

På ankomstdagen sendes adgangsoplysninger normalt via e-mail og/eller SMS, når reservationen, betaling og nødvendige kontaktoplysninger er korrekt registreret. Adgangskoder aktiveres normalt fra det oplyste check-in-tidspunkt og deaktiveres ved check-out.

Hvis adgangsoplysninger ikke er modtaget senest kl. 12.00 på ankomstdagen, skal gæsten straks kontakte hotellet skriftligt med fuldt navn, bookingnummer, direkte e-mailadresse og mobilnummer med landekode.

4. Reservationer foretaget via tredjepart

Hvis reservationen er foretaget gennem en tredjepart, fx Booking.com, Expedia, Hotels.com, Agoda, Amadeus, rejsebureau, firmaaftaleplatform eller anden ekstern bookingkanal, gælder den pågældende bookingkanals vilkår for ændringer, afbestilling, betaling og refundering.

Ændringer, afbestilling, forkortelse af ophold, krav om refundering eller fejl i reservationen skal håndteres via den kanal, hvor reservationen er foretaget.

Hotellet kan som udgangspunkt ikke ændre, annullere eller refundere tredjepartsreservationer direkte, hvis aftalen, betalingen eller reservationsbetingelserne administreres af tredjeparten.

Hvis tredjeparten ikke videregiver gæstens e-mailadresse, telefonnummer, nationalitet eller andre nødvendige oplysninger, er gæsten ansvarlig for straks at sende disse oplysninger til hotellet. Uden korrekte oplysninger kan hotellet ikke garantere, at adgangsoplysninger og praktisk information kan sendes rettidigt.

Ved booking gennem tredjepart er gæsten fortsat forpligtet til at overholde hotellets husregler, parkeringsregler, adgangsregler og øvrige opholdsbetingelser.

5. Priser

Alle priser er angivet i danske kroner, DKK, inklusive moms og eventuelle obligatoriske serviceydelser, medmindre andet tydeligt fremgår.

Priser er dynamiske og kan variere efter dato, efterspørgsel, opholdslængde, værelsestype, antal gæster, bookingkanal og tilgængelighed.

Den pris, der fremgår af den endelige bookingbekræftelse, er gældende for den konkrete reservation. Hotellet forbeholder sig dog retten til at rette åbenbare prisfejl, tekniske fejl, valutafejl, systemfejl eller fejl i tredjepartssystemer. Hvis der er tale om en åbenbar fejl, kan hotellet annullere reservationen eller tilbyde gæsten at gennemføre reservationen til korrekt pris.

Hvis offentlige skatter, afgifter, turistskatter, miljøafgifter, moms eller andre lovpligtige gebyrer ændres efter booking, forbeholder hotellet sig retten til at regulere prisen tilsvarende, i det omfang dette er lovligt.

6. Betaling, betalingskort og sikkerhed

Betaling skal ske i overensstemmelse med den valgte pris, bookingkanal og reservationsbekræftelse.

Hotellet kan kræve:

Adgangskode, nøgleinformation eller adgang til hotelværelse kan tilbageholdes, indtil betaling, depositum, nødvendige gæsteoplysninger og eventuelle betalingsgarantier er modtaget og godkendt.

Ved booking accepterer gæsten, at hotellet kan trække eller efteropkræve beløb for reservationen, tilkøb, parkeringsydelser, ekstra gæster, skader, manglende inventar, overtrædelse af husregler, ekstra rengøring, sen check-out, rygegebyr, kæledyrsgebyr, bortvisning, ubetalte ydelser og andre dokumenterede krav, som opstår i forbindelse med opholdet.

Hotellet kan reservere et beløb på gæstens betalingskort som sikkerhed. Frigivelse af reserverede beløb afhænger af kortudstederen og gæstens bank.

Ved for sen betaling kan hotellet opkræve renter, rykkergebyrer, inkassoomkostninger og øvrige omkostninger efter gældende dansk lovgivning.

Betaling med udenlandske kort, firmakort eller visse betalingsmidler kan medføre gebyrer, hvis dette er tilladt efter gældende lovgivning.

7. Faktura og firmabetaling

Faktura udstedes som udgangspunkt til de oplysninger, der er angivet ved booking, betaling eller i gæstebogen.

Hvis gæsten har booket via tredjepart, udstedes faktura eller kvittering efter de oplysninger, hotellet modtager fra tredjeparten og/eller de oplysninger, gæsten selv har angivet i hotellets gæstebog.

Hvis faktura skal udstedes til virksomhed, offentlig myndighed, EAN, særligt CVR-nummer eller anden betaler, skal korrekte fakturaoplysninger oplyses skriftligt før check-out og helst ved første login i gæstebogen.

Hotellet er ikke ansvarligt for fejl i fakturaoplysninger, som skyldes, at gæsten har oplyst forkerte oplysninger til bookingkanalen, tredjeparten eller gæstebogen.

Ændring af faktura efter opholdet kan medføre længere behandlingstid og kan kun ske, hvis det er regnskabsmæssigt og lovgivningsmæssigt muligt.

Betaling via EAN, faktura eller kredit gives kun efter forudgående skriftlig aftale. Offentlige institutioner kan efter aftale tilbydes 30 dages betalingsfrist.

8. Afbestilling og ændringer ved direkte booking

Afbestillings- og ændringsvilkår afhænger af den valgte pris, bookingtype og reservationsbekræftelse.

Medmindre andet fremgår af reservationsbekræftelsen eller en særskilt skriftlig aftale, gælder følgende for direkte bookinger foretaget via hotellets egne kanaler:

1-2 værelser

Kan afbestilles skriftligt senest kl. 23.59 dagen før ankomst. Ved senere afbestilling, no-show eller manglende fremmøde opkræves det fulde beløb for reservationen, medmindre andet fremgår af bookingbekræftelsen.

3-9 værelser

Kan afbestilles skriftligt senest 14 dage før ankomst, medmindre andet er aftalt. Ved senere afbestilling kan hotellet opkræve det fulde beløb eller det dokumenterede tab.

10 eller flere værelser

Bookinger på 10 værelser eller flere betragtes som gruppebookinger, uanset om reservationen foretages samlet eller opdeles i flere reservationer til samme periode, samme virksomhed, samme gruppe eller samme formål.

Ved bookinger på mere end 9 værelser kan hotellet kræve et depositum på 30 % af den samlede reservationssum ved bestilling. Reservationen er først endeligt bekræftet, når depositummet er modtaget, medmindre andet er skriftligt aftalt.

Restbeløbet for gruppebookinger skal som udgangspunkt betales senest 14 dage før ankomst, medmindre andet er skriftligt aftalt.

For gruppebookinger gælder følgende afbestillingsfrister, medmindre andet fremgår af en særskilt gruppeaftale:

Ved senere afbestilling, reduktion i antal værelser, ændring af dato eller forkortelse af ophold kan hotellet opkræve det fulde beløb eller det dokumenterede tab.

Ændringer af dato, opholdslængde, antal gæster eller værelsestype kan medføre ændret pris. Ændringer er kun gyldige, når de er skriftligt bekræftet af hotellet.

Hotellet er ikke forpligtet til at acceptere ændringer efter afbestillingsfristens udløb, efter check-in eller efter opholdets påbegyndelse.

9. Non-refundable, kampagnetilbud og særlige priser

Reservationer markeret som “non-refundable”, “ikke-refunderbar”, “forudbetalt”, “kampagnepris”, “specialtilbud”, “eventophold”, “særpris” eller lignende kan ikke ændres, annulleres eller refunderes, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af bookingbekræftelsen eller ufravigelig lovgivning kræver det.

Ved non-refundable reservationer trækkes hele beløbet normalt ved booking eller kort tid efter booking. Beløbet refunderes ikke ved sygdom, transportproblemer, fejlagtig dato, ændrede planer, udeblivelse, forsinket ankomst, manglende brug af opholdet eller andre forhold, der vedrører gæsten.

Gæsten anbefales selv at tegne relevant rejse- eller afbestillingsforsikring.

10. Ingen lovbestemt fortrydelsesret

Ved booking af hotelophold til en bestemt dato eller periode gælder der som udgangspunkt ikke lovbestemt 14 dages fortrydelsesret.

Gæstens adgang til afbestilling, ændring eller refundering afhænger derfor af den konkrete pris, reservationsbekræftelsen, bookingkanalens vilkår og disse handelsbetingelser.

11. No-show, forsinket ankomst og manglende check-in

Hvis gæsten ikke møder op på ankomstdagen og ikke skriftligt har aftalt andet med hotellet, betragtes reservationen som no-show.

Ved no-show kan hotellet opkræve det fulde beløb for reservationen, og gæsten har ikke krav på refundering.

Hvis gæsten forventer meget sen ankomst, skal gæsten sikre sig, at betaling, kontaktoplysninger og adgangsoplysninger er i orden før ankomst.

Hvis gæsten ikke gennemfører check-in eller ikke benytter opholdet, giver dette ikke ret til refundering.

12. Bindende ophold efter check-in

Når gæsten har modtaget adgangskode, fået adgang til hotelværelset eller på anden måde påbegyndt opholdet, anses reservationen for påbegyndt og bindende for hele den bookede periode.

Ved tidligere afrejse, afkortning af opholdet, manglende benyttelse af enkelte nætter eller ønske om forkortelse efter check-in ydes der som udgangspunkt ikke hel eller delvis refundering.

Dette gælder også, hvis gæsten har booket via tredjepart, medmindre tredjepartens vilkår eller ufravigelig lovgivning bestemmer andet.

13. Check-in og check-out

Medmindre andet fremgår af bookingbekræftelsen, gælder følgende:

Check-in kan ske fra kl. 15.00 på ankomstdagen.
Check-out skal ske senest kl. 10.00 på afrejsedagen.

Adgangskoder aktiveres og deaktiveres automatisk efter de gældende tider.

Tidlig check-in og sen check-out kan kun ske efter forudgående bestilling og betaling via gæstebog eller anden skriftlig aftale. Dette afhænger af ledig kapacitet og rengøringsplan.

Standardgebyr for aftalt tidlig check-in eller sen check-out er 100 DKK, medmindre andet fremgår.

Ved check-out skal gæsten forlade hotelværelset rettidigt, lukke døre og vinduer, slukke lys og apparater, efterlade nøglekort/adgangsbrikker efter instruktion og sikre, at værelset efterlades i almindelig pæn stand.

Hvis check-out-tidspunktet ikke overholdes uden forudgående skriftlig aftale, er hotellet berettiget til at opkræve betaling for én ekstra overnatning efter gældende dagspris. Dette gælder uanset årsagen til den forsinkede fraflytning, da forsinkelsen kan forhindre rengøring, klargøring og næste gæsts adgang.

Hotellet kan derudover opkræve betaling for dokumenterede ekstraomkostninger, herunder ekstra rengøring, vagt, tekniker, ombooking af næste gæst, tabt videresalg, udgifter til adgangssystem eller andre omkostninger som følge af for sen check-out.

14. Værelser, faciliteter og særlige ønsker

Reservationen omfatter den værelses- eller kategoritype, der fremgår af bookingbekræftelsen.

Billeder, plantegninger og beskrivelser er vejledende. Indretning, udsigt, etage, møblering, sengeløsning, adgangsforhold, balkon og øvrige detaljer kan variere inden for samme kategori.

Særlige ønsker, fx bestemt værelse, bestemt etage, udsigt, sengeløsning, adgang uden trapper eller placering tæt på indgang, kan noteres, men kan ikke garanteres, medmindre hotellet skriftligt har bekræftet ønsket som en del af reservationen.

Hvis gæsten har behov for niveaufri adgang, handicapvenligt værelse eller særlige adgangsforhold, skal dette oplyses før booking. Gæsten skal booke den relevante kategori, hvis en sådan findes. Hotellet er ikke ansvarligt for, at en almindelig kategori ikke opfylder særlige adgangsbehov, hvis behovet ikke er oplyst og skriftligt bekræftet.

Hotel Sønderborg Kaserne ligger i en eksisterende bygning, og der kan forekomme trapper, niveauforskelle, bygningsmæssige variationer og tekniske forhold, som er normale for ejendommen og ikke udgør en mangel, hvis forholdet ikke væsentligt afviger fra det oplyste.

15. Antal gæster, børn og ekstra opredning

Antallet af gæster må ikke overstige det antal, der er angivet i reservationen.

Det er ikke tilladt at lade flere personer overnatte end booket, uanset om der er sofa, ekstra plads eller anden mulighed på værelset.

Børn over 2 år tæller som gæster/voksne i kapacitetsberegningen, medmindre andet fremgår af bookingkanalen. Ekstra opredning kræver forudgående bestilling og betaling.

Børn under 2 år kan som udgangspunkt sove i forældres seng uden særskilt betaling, hvis dette er muligt i den konkrete værelsestype. Babyseng kan bestilles, hvis det tilbydes, mod betaling. Standardpris for babyseng er 100 DKK pr. ophold, medmindre andet fremgår.

Overtrædelse af regler om antal gæster kan medføre efteropkrævning, bortvisning uden refundering og betaling for ekstra rengøring, slid, skader eller øvrige omkostninger.

16. Morgenmad

Morgenmad er som udgangspunkt inkluderet i værelsesprisen på Hotel Sønderborg Kaserne, medmindre andet tydeligt fremgår af reservationen.

Morgenmad serveres i den tilknyttede morgenmadssal eller nabobygning efter de tider, der fremgår af hotellets gæsteinformation.

Gæsten skal orientere sig i den fremsendte PDF-guide, video og gæstebog for praktisk information om vej til morgenmad, åbningstider og eventuelle særlige forhold.

Ekstra gæster til morgenmad, som ikke er omfattet af reservationen, skal bestilles og betales særskilt. Standardpris for ekstra morgenmad er 100 DKK pr. person, medmindre andet fremgår.

Allergier og særlige kostbehov skal oplyses skriftligt i god tid før ankomst. Hotellet vil forsøge at imødekomme rimelige ønsker, men kan ikke garantere særlige kosthensyn, medmindre dette er skriftligt bekræftet.

17. Husregler

Gæsten skal behandle værelset, bygningen, fællesarealer, naboer, personale og andre gæster med respekt.

Følgende er ikke tilladt:

Stille timer er som udgangspunkt kl. 22.00-07.00. I dette tidsrum skal der vises særligt hensyn til naboer, andre gæster og omgivelser.

Conclavia kan bortvise gæster, der overtræder husreglerne, uden refundering.

18. Rygning

Alle værelser, balkoner/altaner, terrasser, fællesarealer, indgange, trapper, gange, vinduer, døråbninger og indendørsområder er strengt røgfri, medmindre der udtrykkeligt og skriftligt er anvist et særligt rygeområde.

Rygeforbuddet gælder uanset om døre eller vinduer står åbne. Det er ikke tilladt at ryge på balkoner/altaner, terrasser eller umiddelbart uden for vinduer, døre eller indgange, hvis røg, lugt eller rester kan trænge ind i værelset, bygningen, fællesarealer eller genere andre gæster, naboer eller personale.

Rygeforbuddet omfatter cigaretter, cigarer, pibe, e-cigaretter, vape, vandpibe, cannabis og enhver anden form for rygning, røg, damp eller lignende produkt.

Ved overtrædelse opkræves et ryge- og rengøringsgebyr på 2.000 DKK pr. hændelse samt eventuelle yderligere dokumenterede omkostninger til rengøring, lugtsanering, tekstilrens, ozonbehandling, tabt udlejning, tekniker, brandvagt eller udskiftning af inventar.

Hvis rygning, damp, røgrester, manipulation med brandudstyr eller anden gæsteadfærd udløser brandalarm, hæfter gæsten for alle udgifter til brandvæsen, vagt, tekniker, servicefirma og øvrige følgeomkostninger. Udgifter til brandvæsen kan udgøre ca. 7.000 DKK eller mere afhængigt af den konkrete opkrævning.

Manipulation med røgalarmer, sensorer, sprinklere, branddøre, brandudstyr eller nødudgange betragtes som væsentlig misligholdelse og kan medføre øjeblikkelig bortvisning uden refundering samt politianmeldelse.

19. Kæledyr og dyr

Kæledyr og dyr må ikke medbringes på Hotel Sønderborg Kaserne, medmindre der foreligger udtrykkelig skriftlig aftale før ankomst.

Overtrædelse medfører et rengøringsgebyr på 2.000 DKK samt betaling for ekstra rengøring, skader, allergisanering, tabt videresalg eller andre dokumenterede omkostninger. Gæsten kan desuden blive bortvist uden refundering.

Assistance- eller servicehund kan kun medbringes efter forudgående skriftlig aftale og relevant dokumentation, i det omfang gældende lovgivning kræver det.

20. Fester, arrangementer og kommerciel brug

Hotelværelser og fællesarealer må kun anvendes til almindeligt hotelophold i overensstemmelse med reservationens formål.

Det er ikke tilladt at afholde fester, receptioner, events, middage, fotoshoots, filmoptagelser, livestreaming, kommercielle produktioner, salgsmøder, behandlinger, klinikdrift, escort, prostitution, ulovlige aktiviteter eller anden erhvervsmæssig brug uden hotellets forudgående skriftlige samtykke.

Uberettiget kommerciel brug eller brug i strid med formålet anses som væsentlig misligholdelse og kan medføre øjeblikkelig ophævelse af opholdet, bortvisning uden refundering og erstatningsansvar.

21. Cykler, el-løbehjul, barnevogne og brandveje

Af hensyn til brandsikkerhed og fri passage må cykler, elcykler, løbehjul, barnevogne, bagage eller andre genstande ikke placeres i trapperum, gange, flugtveje, indendørs fællesarealer eller andre områder, hvor de kan hindre passage.

Cykler, elcykler og el-løbehjul må ikke medbringes på hotelværelser eller indendørs fællesarealer, medmindre hotellet udtrykkeligt har givet skriftlig tilladelse.

Hvis cykler, el-løbehjul eller lignende medbringes indendørs i strid med reglerne, kan hotellet opkræve et gebyr på 1.000 DKK pr. cykel/genstand samt eventuelle omkostninger til flytning, rengøring, skader eller brandmæssig håndtering.

Hvis der tilbydes aflåst cykelopbevaring, kan dette tilkøbes efter de til enhver tid gældende priser. Standardpris kan være 100 DKK pr. cykel, medmindre andet fremgår af gæstebog eller bookingmateriale.

22. Parkering

Parkering er kun tilladt på anviste parkeringspladser og efter de regler, der fremgår af skilte, gæstebog, PDF-guide, parkeringslink og/eller parkeringsselskabets vilkår.

Nummerpladeregistrering kan være obligatorisk. Det er gæstens ansvar at registrere korrekt nummerplade, korrekt periode og korrekt parkeringsprodukt.

Hvis parkering drives af tredjepart, fx Oparko eller andet parkeringsselskab, er parkeringsselskabet ansvarligt for parkeringskontrol, opkrævninger og behandling af parkeringsafgifter. Hotellet kan ikke annullere parkeringsafgifter udstedt af tredjepart.

Gæsten skal gemme kvittering eller registreringsbekræftelse. Hvis gæsten ikke har modtaget bekræftelse, er registreringen muligvis ikke gennemført korrekt.

Premium parkering, videoovervåget parkering eller parkering tæt på hotellet kan være et tilkøb og skal betales via det anviste link eller gæstebog, medmindre det fremgår, at parkering er inkluderet i den konkrete reservation.

Parkering foran indgange, i brandveje, på afsætningszoner eller andre forbudte områder er ikke tilladt, bortset fra kortvarig af- og pålæsning, hvis skiltning og forhold tillader det.

Trailer, ekstra køretøj, motorcykel, varebil eller køretøjer med flere nummerplader kræver særskilt registrering efter de gældende parkeringsregler.

Parkering må ikke anvendes til opbevaring, henstilling eller bortskaffelse af affald, flasker, emballage, møbler, elektronik, byggematerialer, madrester eller andre genstande.

Hvis en gæst eller personer tilknyttet gæstens reservation bevidst efterlader eller dumper affald på parkeringsarealet, ved ejendommen eller på tilstødende arealer, kan hotellet opkræve et oprydnings- og administrationsgebyr på 2.500 DKK pr. hændelse. Hotellet kan derudover opkræve dokumenterede ekstraomkostninger til oprydning, bortkørsel, rengøring, sanering, vagt, kamera-/adgangsgennemgang, skadedyrsbekæmpelse eller tabt udlejning.

23. Elbilopladning

Elbilopladning kan være tilgængelig via ekstern operatør, app eller betalingsløsning. Pladser kan som udgangspunkt ikke reserveres, medmindre dette er særskilt aftalt.

Brug af ladestandere sker efter operatørens vilkår og priser. Hotellet er ikke ansvarligt for driftsforstyrrelser, prisændringer, app-problemer, optagede ladestandere eller fejl hos ekstern operatør.

Det er ikke tilladt at oplade køretøjer, elcykler, el-løbehjul eller større batterier via almindelige stikkontakter på hotelværelser eller fællesarealer, medmindre hotellet udtrykkeligt har givet skriftlig tilladelse.

24. Rengøring, linned og efterladt stand

Hotelværelser leveres rengjorte og med linned/håndklæder, hvis dette fremgår af reservationen.

Slutrengøring omfatter almindelig rengøring efter normalt brug. Slutrengøring omfatter ikke ekstraordinær rengøring, herunder men ikke begrænset til:

Ekstraordinær rengøring, sanering eller oprydning faktureres efter faktisk tidsforbrug, eksterne omkostninger og eventuelt tabt udlejning.

Gæsten må ikke fjerne linned, håndklæder, dyner, puder, elektronik, dekorationer, møbler eller andre genstande fra hotelværelset. Manglende eller ødelagte genstande faktureres til genanskaffelsespris samt eventuelle administrations- og monteringsomkostninger.

25. Skader, ansvar og erstatning

Gæsten hæfter for alle skader, tab, mangler, ekstra rengøring, bortkomne genstande og øvrige omkostninger, der skyldes gæsten selv, medrejsende, besøgende, børn, dyr eller andre personer, som gæsten har givet adgang til.

Dette omfatter blandt andet skader på:

Skader skal straks meddeles skriftligt til hotellet. Manglende meddelelse kan medføre skærpet ansvar, hvis skaden forværres eller ikke kan afhjælpes rettidigt.

Hotellet kan dokumentere skader med fotos, video, servicerapporter, rengøringsrapporter, vagtudtalelser, teknikerregninger, leverandørfakturaer eller anden relevant dokumentation.

Den person, der har foretaget reservationen, hæfter for alle beløb og krav i forbindelse med reservationen.

26. Personalets og hotellets adgang til værelser

Hotellet respekterer gæstens privatliv. Medarbejdere, rengøring, servicepersonale, tekniker, vagt eller repræsentanter for hotellet kan dog få adgang til hotelværelser, når det er nødvendigt.

Dette kan fx være ved:

Ved akutte eller sikkerhedsmæssige forhold kan adgang ske uden forudgående varsel.

27. Sikkerhed, videoovervågning og adgangssystemer

Hotellets ejendom kan have videoovervågning ved indgange, adgangsveje, fællesarealer, parkeringsarealer, gårdrum, trapper, gange og andre fællesområder af hensyn til sikkerhed, adgangskontrol, forebyggelse af kriminalitet, dokumentation af skader, affaldsdumpning, uautoriseret adgang og overtrædelse af husregler.

Der er ikke videoovervågning inde på hotelværelser, private opholdsområder eller badeværelser.

Oplysning om videoovervågning gives via skiltning, gæsteinformation, handelsbetingelser, privatlivspolitik eller anden tydelig information før eller ved ankomst.

Gæsten må ikke tildække, flytte, afmontere, manipulere med eller beskadige kameraer, adgangssystemer, låse, dørpumper, brandudstyr, alarmanlæg, sensorer eller tekniske installationer.

Overtrædelse kan medføre bortvisning uden refundering samt krav om erstatning for reparation, udskiftning, vagt, tekniker og øvrige dokumenterede omkostninger.

Adgangskoder, nøglekort og adgangslinks er personlige og må ikke deles med uvedkommende. Gæsten hæfter for misbrug, hvis gæsten deler adgangsoplysninger eller lader uvedkommende få adgang.

28. Internet, TV, varme, vand og tekniske installationer

Hotellet bestræber sig på, at Wi-Fi, TV, varme, vand, el, adgangssystemer og øvrige tekniske installationer fungerer under opholdet.

Driftsforstyrrelser kan dog forekomme som følge af leverandørfejl, netværksproblemer, vejr, tekniske fejl, offentlige forsyninger, servicearbejde eller gæstens egne enheder.

Gæsten skal straks meddele fejl skriftligt, så hotellet har mulighed for at afhjælpe problemet. Manglende eller sen reklamation kan begrænse gæstens mulighed for senere at kræve kompensation.

Kortvarige eller mindre tekniske driftsforstyrrelser giver som udgangspunkt ikke ret til refundering eller kompensation, hvis hotellet forsøger at afhjælpe forholdet inden for rimelig tid.

Gæsten må ikke selv reparere, ændre eller manipulere tekniske installationer.

29. Glemte sager og personlige ejendele

Gæsten er selv ansvarlig for personlige ejendele, værdigenstande, bagage, elektronik, smykker, kontanter og dokumenter.

Hotellet påtager sig ikke ansvar for tab, tyveri eller beskadigelse af personlige ejendele, medmindre andet følger af ufravigelig dansk lovgivning.

Glemte genstande opbevares som udgangspunkt i op til 30 dage efter afrejse. Efter denne periode kan genstande bortskaffes uden ansvar for hotellet.

Glemte genstande kan eftersendes mod forudbetaling af porto, emballage og administrationsomkostninger. Standardpriser kan være:

Særligt værdifulde, farlige, uhygiejniske eller letfordærvelige genstande kan håndteres særskilt eller bortskaffes hurtigere.

30. Afvisning, bortvisning og ophævelse

Hotellet kan afvise en gæst før check-in eller bortvise en gæst under opholdet, hvis gæsten:

Ved bortvisning hæfter gæsten for hele det reserverede ophold, og refundering kan ikke forventes.

Hotellet forbeholder sig retten til at politianmelde lovovertrædelser, trusler, vold, hærværk, bedrageri, tyveri, narkotikaforhold, ulovlig indtrængen eller andre strafbare forhold.

31. Overbooking, driftsstop, systemfejl og ændring af værelse

Hvis hotellet på grund af overbooking, tekniske problemer, vandskade, brand, myndighedspåbud, driftsforstyrrelser, adgangsproblemer, fejl i bookingsystem, PMS-system, channel manager, adgangssystem, betalingssystem, tredjepartsplatform eller anden leverandørfejl ikke kan stille det reserverede værelse til rådighed, kan hotellet tilbyde gæsten et andet tilsvarende eller bedre værelse, hvis dette er praktisk muligt.

Dette gælder også, hvis fejlen skyldes hotellets eksterne PMS-leverandør, bookingmotor, channel manager, adgangsleverandør, betalingsudbyder, OTA-forbindelse, integrationspartner eller anden teknisk samarbejdspartner.

Hvis et tilsvarende eller bedre værelse ikke kan tilbydes, kan hotellet annullere reservationen og refundere beløb betalt direkte til hotellet for den ikke-leverede ydelse.

Hvis reservationen er foretaget og/eller betalt via tredjepart, håndteres refundering efter den pågældende tredjeparts vilkår og betalingsflow.

Hotellet hæfter ikke for indirekte tab, transportomkostninger, tabt arbejdsfortjeneste, mistede oplevelser, følgeskader, prisforskel på andre ophold, parkeringsudgifter eller andre indirekte omkostninger, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

32. Reklamationer og klager under opholdet

Hvis gæsten oplever fejl, mangler eller utilfredshed under opholdet, skal gæsten straks og inden afrejse kontakte hotellet skriftligt, så vi har mulighed for at undersøge og afhjælpe forholdet.

Reklamation skal indeholde bookingnummer, navn, dato, beskrivelse af problemet og gerne fotos eller video.

Hvis gæsten ikke reklamerer under opholdet og først gør forhold gældende efter afrejse, kan det begrænse eller afskære retten til kompensation, fordi hotellet ikke har haft mulighed for at afhjælpe forholdet.

Hotellet yder som udgangspunkt ikke kompensation for forhold, der kunne være afhjulpet under opholdet, hvis gæsten ikke rettidigt har givet hotellet mulighed for at løse problemet.

Klager behandles skriftligt via e-mail.

33. Eksterne klagemuligheder

Hvis gæsten er forbruger og ikke kan finde en løsning direkte med hotellet, kan gæsten indbringe sagen for relevant klageinstans, herunder Ankenævnet for Hotel, Restaurant og Turisme, hvis sagen falder inden for nævnets kompetence.

Gæsten skal som udgangspunkt først have klaget skriftligt til hotellet og givet hotellet mulighed for at svare.

For EU-forbrugere kan der desuden henvises til EU’s officielle information om forbrugerklageorganer og alternativ tvistløsning.

34. Gavekort, vouchers og tilgodebeviser

Hvis hotellet udsteder gavekort, vouchers eller tilgodebeviser, gælder de vilkår, der fremgår af gavekortet eller købsbekræftelsen.

Gavekort kan ikke ombyttes til kontanter, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning eller er skriftligt aftalt.

Gavekort udstedt gratis, som præmie, kompensation eller goodwill kan ikke kræves udbetalt kontant.

B2B-gavekort eller vouchers udstedt til virksomheder kan ikke kræves udbetalt kontant og kan kun forlænges efter skriftlig aftale.

35. Personoplysninger og databeskyttelse

Hotellet behandler personoplysninger i forbindelse med booking, betaling, adgang, gæstekommunikation, fakturering, regnskab, sikkerhed, reklamationer og opfyldelse af lovkrav.

Personoplysninger kan omfatte navn, adresse, e-mail, telefonnummer, nationalitet, bookingoplysninger, betalingsoplysninger, nummerplade, adgangslog, kommunikation og nødvendige oplysninger om opholdet.

Ved booking accepterer gæsten, at hotellet behandler nødvendige personoplysninger til administration og gennemførelse af opholdet.

Hotellet kan dele nødvendige oplysninger med databehandlere og samarbejdspartnere, fx PMS-system, betalingsudbyder, adgangssystem, parkeringsselskab, regnskabssystem, rengøringsleverandør, bookingkanal eller myndigheder, når dette er nødvendigt og lovligt.

Yderligere information fremgår af hotellets privatlivspolitik.

36. Force majeure

Hotellet er ikke ansvarligt for manglende eller forsinket opfyldelse som følge af forhold uden for hotellets rimelige kontrol.

Force majeure kan omfatte, men er ikke begrænset til:

Force majeure og forhold uden for hotellets rimelige kontrol omfatter også væsentlige fejl, nedbrud eller driftsforstyrrelser hos PMS-leverandør, bookingmotor, channel manager, adgangssystem, betalingsudbyder, SMS-/e-mailleverandør, internetleverandør, parkeringsoperatør, ladeoperatør, OTA-platform eller andre tekniske leverandører, som hotellet med rimelighed er afhængig af for at kunne gennemføre reservationen eller opholdet.

Hvis hotellet ikke kan levere opholdet på grund af force majeure, vil hotellet forsøge at tilbyde en rimelig alternativ løsning, hvis muligt. Hvis opholdet ikke kan gennemføres, håndteres eventuel refundering efter gældende lovgivning og de konkrete omstændigheder.

Hotellet hæfter ikke for indirekte tab, følgeskader, transportudgifter eller andre omkostninger som følge af force majeure, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

37. Ansvarsbegrænsning

Hotellet er ansvarligt efter dansk rets almindelige regler.

Hotellet er dog ikke ansvarligt for indirekte tab, driftstab, avancetab, tabt arbejdsfortjeneste, tabte oplevelser, følgeskader, tredjepartsfejl, parkeringsafgifter, transportudgifter eller tab som følge af gæstens egne forhold, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning.

Hotellets ansvar er i videst muligt omfang begrænset til det beløb, gæsten har betalt direkte til hotellet for den konkrete reservation, medmindre der foreligger grov uagtsomhed, forsæt, personskade eller ufravigelig lovgivning bestemmer andet.

38. Ændring af handelsbetingelser

Hotellet kan løbende opdatere disse handelsbetingelser.

De vilkår, der gælder for en konkret reservation, er de vilkår, der var gældende på bookingtidspunktet, medmindre ændringen er nødvendig som følge af lovgivning, myndighedskrav, sikkerhed eller tekniske forhold.

Den til enhver tid gældende version offentliggøres på hotellets hjemmeside eller fremsendes efter anmodning.

39. Lovvalg og værneting

Disse handelsbetingelser er underlagt dansk ret.

Tvister skal forsøges løst i mindelighed ved skriftlig dialog mellem gæsten og hotellet.

Hvis tvisten ikke kan løses, kan sagen indbringes for de danske domstole med Retten i Sønderborg som aftalt værneting, medmindre ufravigelige forbrugerbeskyttelsesregler giver gæsten ret til andet værneting.

40. Kontakt

Alle henvendelser vedrørende reservationer, adgang, betaling, klager, faktura, glemte sager og øvrige forhold skal ske skriftligt.

Castra ApS / Hotel Sønderborg Kaserne
CVR-nr.: 39896893
Gerlachsgade 8
6400 Sønderborg
Danmark
E-mail: info@hotelsonderborgkaserne.dk
Hjemmeside: www.hotelsonderborgkaserne.dk

FØLG OS PÅ FACEBOOK